Логистика
Назначение
Успешное развитие бизнеса компании во многом зависит от того, насколько четко ведется ее оперативная деятельность. Наличие отлаженной системы управления договорами, поставками, закупками, расчетами с контрагентами, запасами и складскими операциями позволяет предотвратить возможные сбои в оперативной деятельности. Основой подобной системы должны быть информационные технологии.
Контур логистики системы Галактика ERP поддерживает весь комплекс задач, связанных с эффективным управлением материальными и связанными с ними информационными и финансовыми потоками.
К числу задач, решаемых с помощью Контура, относятся:
- ведение договорной деятельности;
- обслуживание претензий и исков;
- управление сбытом;
- управление снабжением;
- управление запасами и складскими операциями, складской учет;
- управление взаимоотношениями с поставщиками и получателями;
- формирование прайс-листов;
- ведение складского учета продукции по серийным номерам;
- формирование отчетов в различных разрезах, за любой период и с разными уровнями детализации.
Контур логистики системы Галактика ERP позволяет обеспечить управление материальными потоками как внутри предприятия, так и при взаимодействии с поставщиками и получателями продукции, товаров и услуг, а также организовать работу по большому количеству схем, которые охватывают практически все реальные ситуации, возникающие при закупке, хранении и отгрузке товаров.
Контурориентирован на работников складских служб и экспедиции, менеджеров договорных отделов, отделов снабжения и сбыта производственных и торговых предприятий.
Возможности
К задачам логистики относятся планирование, организация и контроль всех видов деятельности по перемещению и складированию, которые обеспечивают прохождение материальных и связанных с ними информационных потоков от пункта закупки сырья до пункта потребления продукции и услуг.
Реализованные в Контуре логистики системы Галактика ERP функции позволяют автоматизировать такие процессы, как:
- формирование хозяйственных связей по поставкам товаров или оказанию услуг;
- определение объемов и направлений материальных потоков;
- управление продвижением товаров к местам складирования;
- развитие, размещение и организацию складского хозяйства;
- осуществление перевозок, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам назначения;
- выполнение упаковки, маркировки, погрузки и разгрузки;
- управление складскими операциями: сдачу и приемку грузов, хранение, подготовку необходимого покупателям ассортимента, организацию доставки мелкими партиями и т.д.
Огромное количество получаемых отчетных документов и форм позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения календарных планов, поступлений и отгрузок товарно-материальных ценностей, движения грузов в пути следования к потребителям, вести учет отказных грузов и их реализацию, получать информацию о состоянии расчетов с контрагентами и проч.
Контур логистики системы Галактика ERP включает в себя следующие основные модули: «Управление договорами»; «Управление снабжением», «Управление сбытом», «Складской учет», «Расчеты с поставщиками и получателями», «Управление консигнационным товаром».
Модуль «Управление договорами»
Модуль предназначен для автоматизации бизнес-процедур, связанных с заключением, исполнением и учетом договоров и контрактов на все виды хозяйственной деятельности предприятия. Обеспечивает решение следующих задач:
- Заключение договоров (соглашений) с различными схемами поставки и оплаты. Договоры и контракты могут иметь последовательный характер формирования от «рамочного», заключаемого с контрагентами на длительный период в обобщенном виде, до конкретного, готового к запуску на исполнение. Модуль устанавливает, поддерживает, контролирует связи документов системы, конкретизирующие договор или являющиеся его производными при выполнении, включая финансовые операции.
- Формирование товарных и финансовых календарных планов.
- Организация транспортировки. При этом может выполняться расчет потребности в единицах подвижного состава и транспортных средствах, формирование счета на предоплату за товары/услуги по транспортировке. Возможна отгрузка товаров железнодорожным и автомобильным транспортом с формированием товарно-сопроводительных документов. При этом определяются приоритеты отгрузок, формируются распоряжения на отгрузку, разнарядки, накладные на отпуск.
- Проведение расчетов. На основании товарно-сопроводительных документов осуществляется учет выполнения наряд-заказов, формируются платежно-расчетные документы для оплаты услуг по транспортировке, контролируется дебиторская и кредиторская задолженности, анализируется состояние взаиморасчетов. Для этого используются акты сверки взаиморасчетов, в которых фиксируются объемы отгруженных товаров и расходы на транспортировку в стоимостном выражении, суммы платежей, суммы оказанных услуг, наличие задолженности.
- Контроль дебиторско-кредиторской задолженности, анализ состояния взаиморасчетов, в том числе и на основании актов сверки, расчет штрафов и пени за нарушение условий отгрузки и сроков оплаты. Формирование исковых заявлений по договорам на взыскание долга и уплату пени и регистрация решений суда по искам с формированием соглашений о реструктуризации долга и графиков погашения задолженности.
Модуль Управление снабжением
Модуль обеспечивает полный цикл обслуживания процесса приобретения товаров и услуг, регламентируемый счетами, договорами, приходными накладными, актами на работы/услуги, накладными на возврат по рекламации, доверенностями, складскими ордерами для последующей их обработки в смежных модулях, а также: планирование закупок; контроль соответствия документов, регламентирующих сделку; получение отчетности.
Отличительными особенностями реализации задач управления снабжением являются:
- использование в документах на закупку как товарных, так и нематериальных позиций (услуг);
- учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;
- поддержка различных валют и международных закупок;
- учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной цены закупаемых материальных ценностей;
- учет возвратов по рекламации;
- автоматизированное распределение материальных ценностей по складам;
- автоматическое формирование приходных складских ордеров по группе накладных;
- формирование платежных документов на оплату по документам-основаниям (счетам);
- формирование доверенностей на получение материальных ценностей;
- формирование документов-оснований (счетов) по сопроводительным документам;
- отражение в бухгалтерском и финансовом контурах всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных и финансовых операций.
Модуль Управление сбытом
Модуль предназначен для управления материальными потоками в процессе реализации товаров и готовой продукции, выполнения работ и оказания услуг с формированием следующих документов:
- прайс-листов;
- документов-оснований (счетов);
- расходных накладных на отпуск готовой продукции и приходных накладных на возврат по рекламации;
- актов выполнения работ/оказание услуг;
- складских ордеров;
- платежных требований на проведение оплаты по документам-основаниям (счетам).
В модуле Управление сбытом системы Галактика ERP реализован ряд универсальных решений, вписывающихся в бизнес-схемы практически любого предприятия. В первую очередь, это система ценообразования посредством прайс-листов. Прайс-листы можно формировать по группам матценностей и услуг, для различных контрагентов и т.д. Отпускные цены рассчитываются путем последовательного применения наценок, описанных по специальным алгоритмам. Политика ценообразования включает также настраиваемую систему скидок. При формировании счетов на продажу реализована возможность резервирования МЦ вплоть до конкретной партии. При оказании услуг, стоимость которых не является фиксированной, а зависит от определенного набора параметров и рассчитывается по заданному тарифу, используется механизм расчетных услуг.
Среди особенностей реализации модуля Управление сбытом следует отметить следующие возможности:
- учет типа налогообложения при оформлении документа;
- формирование документов в национальной либо любой из зарегистрированных в системе валют с расчетом соответственно рублевого или валютного эквивалента, возможность ввода курса валюты непосредственно в процессе формирования документа;
- автоматическое формирование номеров документов на продажу с возможностью их корректировки пользователем;
- автоматическое либо ручное резервирование продукции по предприятию, складу или разрезу хранения при выписке документа и гибкое управление резервом;
- возможность ведения продаж наборами товаров;
- гибкое изменение цен путем оперативной корректировки прайс-листов;
- динамический контроль наличия товаров на складе при выписке счета, возможность оформлять счета для отсутствующих в наличии товаров (вариант предоплаты);
- автоматическое формирование накладных по выписанному документу-основанию, управление выбором склада, с которого должна произойти отгрузка, контроль повторных попыток оформить накладную на отпуск по уже исполненному документу-основанию;
- ведение счетов-фактур для учета НДС;
- ведение товарно-транспортной информации в документах на отпуск;
- сопряжение с электронными весами и автоматический перенос результатов взвешивания в накладные на отпуск;
- учет возвратов по рекламациям;
- пакетное формирование товарных и финансовых сопроводительных документов по документам-основаниям;
- формирование групп счетов для контрагентов, находящихся на абонентском обслуживании;
- прогнозирование объемов закупок и формирование заявок на дефициты;
- отражение в бухгалтерском и финансовом контурах всех операций по закупкам материальных ценностей и услуг с помощью механизма типовых хозяйственных и финансовых операций.
Модуль «Управление консигнационным товаром»
Управление операциями с консигнационным товаром имеет свои особенности, поэтому функции учета приема и передачи товара на реализацию с регламентной отсрочкой платежа вынесены в системе Галактика ERP в отдельный модуль — «Управление консигнационным товаром», в котором обеспечивается выполнение следующих операций:
- оформление документов-оснований на прием или отпуск товара на консигнацию;
- включение в спецификацию формируемых документов наборов товаров;
- формирование накладных на прием и возврат консигнационного товара;
- формирование доверенности для получения консигнационного товара;
- получение ведомости приема/отпуска консигнационного товара в разрезе контрагентов и товаров;
- получение отчетов по реализации и остаткам консигнационного товара.
Модуль «Складской учет»
Модуль тесно связан с задачами управления снабжением исбытом, а также учетом материалов в производстве. Складские ордера формируются по сопроводительным документам на прием и отпуск материальных ценностей (МЦ) во всех модулях, где создаются такие документы.
Основные возможности модуля «Складской учет»:
- ведение приходных и расходных складских ордеров, распределение МЦ по материально-ответственным лицам, партиям, ячейкам хранения;
- учет МЦ в нескольких валютах;
- ведение картотеки складского учета;
- учет операций внутреннего перемещения: между складами, передача МЦ со склада в основные средства, нематериальные активы, подразделения розничной торговли, в малоценные и быстроизнашивающиеся предметы и обратно;
- динамический пересчет складских остатков;
- учет партий МЦ, контроль сроков хранения партий, сроков действия сертификатов (лицензий);
- ведение учетных цен, поддержка методик списания по средневзвешенным ценам, LIFO, FIFO, средневзвешенным ценам по разрезу хранения «Склад - МОЛ - Партия»;
- проведение инвентаризации, формирование ведомости фактического наличия, сличительной ведомости по итогам инвентаризации, ведомости по рассогласованным позициям, актов о недостачах/излишках;
- проведение переоценки МЦ в связи с изменением курса валют, по цене последнего приобретения и т.д.;
- учет операций комплектования и разукомплектования МЦ на складах;
- учет пересортицы.
Модуль «Расчеты с поставщиками и получателями»
Для контроля расчетов с поставщиками и получателями предназначен модуль Расчеты с поставщиками и получателями. Функции модуля можно разделить на следующие группы:
- распределение платежей;
- создание актов взаимозачетов и договоров уступки долга (цессии);
- ведение счетов-фактур для учета НДС;
- контроль взаиморасчетов, расчет штрафных санкций;
- ведение планов закупок и реализации;
- формирование отчетности.
Отчетность модуля «Расчеты с поставщиками и получателями» позволяет контролировать исполнение документов-оснований, взаиморасчеты с контрагентами, дебиторскую и кредиторскую задолженности, а также осуществлять прогноз налоговых платежей.
Архитектура
Бизнес-процесс решения задач логистики с помощью системы Галактика ERP можно обобощнно представить в виде следующей последовательности операций: можно обобщенно представить в виде следующей последовательности операций:
- Ввод договоров с покупателями готовой продукции с указанием реквизитов сторон, определением условий отгрузки и оплаты. Формирование на основании договоров товарных и финансовых календарных планов.
- Формирование планов сбыта по товарным календарным планам, а на их основе - производственного плана и производственной программы, а также планов материально-технического снабжения и заявок поставщикам (Контур планирования и управления производством).
- Формирование по заявкам поставщикам договоров на закупку сырья, материалов и комплектующих. Формирование на основании договоров товарных и финансовых календарных планов.
- Формирование документов-оснований (счетов) на закупку по календарному плану закупки.
- Ввод приходных накладных на полученные от поставщиков сырье, материалы и комплектующие, распределение и оприходование по складам.
- Оплата поступивших сырья, материалов и комплектующих (Контур бухгалтерского учета). Для последующего контроля взаиморасчетов платежные документы должны быть связаны с документами-основаниями (счетами) на закупку.
- По мере производства готовой продукции и наступления сроков отгрузки - формирование документов-оснований (счетов) на продажу по календарным планам договоров с потребителями.
- Формирование по документу-основанию на продажу товарно-сопроводительных документов на отпуск готовой продукции потребителю. Упаковка, пакетирование, отборка продукции со складов, формирование расходных складских ордеров.
- Ввод входящих платежно-расчетных документов по мере поступления платежей за отгруженную продукцию (Контур бухгалтерского учета).
- Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете путем формирования проводок по первичным документам с помощью механизма типовых хозяйственных операций (Контур бухгалтерского учета).
Отражение хозяйственных операций на других регистрах учета, например, с помощью типовых финансовых операций можно сформировать фактические показатели исполнения бюджетов по первичным документам или по данным бухучета (Контур планирования и управления финансами).
Преимущества
- применение Контура логистики системы Галактика ERP обеспечивает комплексное решение задач логистики;
- в процессе эксплуатации модулей, входящих в Контур, создаются цепочки взаимосвязанных документов, которые, с одной стороны, дают целостную картину движения материальных потоков, а с другой стороны — обрабатываются финансовыми, производственными и бухгалтерскими модулями и отражаются в показателях бюджетов, планов, бухгалтерских отчетов;
- использование Контура логистики системы Галактика ERP позволяет добиться повышения точности и оперативности выполнения операций и в конечном итоге – значительно улучшает качество работы логистических служб.
Результаты внедрения
Автоматизация логистических процессов средствами Контура логистики системы Галактика ERP обеспечивает:
- своевременное получение необходимой информации о состоянии информационных, материальных и финансовых потоков;
- установление оптимального уровня запасов материальных ресурсов;
- уменьшение зависимости от конкретных физических лиц, являющихся «держателями» информации или технологий обработки данных;
- сокращение затрат на снабжение;
- снижение уровня неликвидных запасов за счет эффективного складского учета;
- ускорение оборачиваемости активов;
- уменьшение дебиторской задолженности.
Анализ статистики по ранее автоматизированным предприятиям показывает следующие результаты:
- средний процент снижения условно-постоянных затрат обычно находится в пределе 5-15%;
- сокращение срока оборачиваемости оборотных средств достигает 3-12%;
- уровень неликвидных запасов на складах обычно удается снизить на 5-20%;
- общее снижение затрат колеблется в диапазоне 1-15% от годового оборота предприятия.
